Das Produktportfolio der ecoDMS GmbH befaßt sich mit der Digitalisierung für jede Unternehmensgröße im Bereich Dokumenten-Management, E-Mailarchivierung, Workflow.
Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.
Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.
Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.
ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.
Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.
- Das bietet Ihnen ecoDMS:
- Plattformunabhängiges Client-Server-System
- Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
- Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
- Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
- Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
- Beliebige Dateiformate archivieren
- z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
- Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
- Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
- z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
- Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
- Papierdokumente scannen und archivieren
- Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
- PDF Editor mit Stempelfunktion
- Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
- Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick, Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
- Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
- Versionsverwaltung
- Revisionskonforme Dokumentenhistorie
- Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
- Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.
Erweitern Sie Ihr digitales ecoDMS Archiv um eine effiziente Lösung zur dokumentenbasierten Zusammenarbeit und Automatisierung von Archivierungsvorgängen.
Der standortunabhängige Zugriff auf geschäftsrelevante Prozesse und Daten gewinnt in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Moderne Kommunikationsabläufe und Arbeitsprozesse sind inzwischen für viele Betriebe existentiell notwendig. Homeoffice-Arbeitsplätze bieten ungeahnte autarke Möglichkeiten, müssen aber trotzdem fließend in Unternehmensabläufe eingebunden werden.
Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Der Administrator kann das Startdatum der Archivierung frei und somit sogar rückwirkend definieren.
ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.
- Einzigartiges Archivierungskonzept
Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.
Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.
- Modernste Technik
- Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails.
- Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet.
- Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden.
- Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.
- Kleiner Auszug der ecoMAILZ-Funktionen:
- Automatische, gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails
- Plattformunabhängiges E-Mailarchiv
- Automatische Volltexterkennung von E-Mails und lesbaren Anhängen
- Intelligente Suchfunktionen
- Responsive Design: Zugriff via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet
- Addin für Microsoft Office Outlook
- Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv
- Komfortable Funktionen für Backup & Restore
- Modernes Container-Speichersystem
- Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit 24 Monaten Update-Service
- Keine Dokumentenbegrenzung
- Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller
Mit ecoWorkflow können beliebige Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach automatisiert werden. Die moderne Workflow-Lösung von ecoDMS erlaubt es Prozesse ganz einfach grafisch zu modellieren und die dazugehörigen Benutzeroberflächen individuell zu konfigurieren. Die Anwender profitieren dabei von zügigen Abläufen und einem schnellen Return on Investment (ROI).
- Abläufe selber definieren und automatisieren
ecoWorkflow passt sich wie ein maßgeschneiderter Anzug in die Abläufe und Strukturen eines Unternehmens ein. Die internen Prozesse können ganz ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden. Der benutzerfreundliche Modeler von ecoWorkflow macht's möglich. Die notwendigen Aufgaben werden einfach per Mausklick in die richtige Reihenfolge gebracht. Dargestellt und verbunden werden diese mittels eindeutiger Symbole und Beziehungen. Dahinter liegt ein intelligentes Rollen- und Benutzerkonzept, welches die jeweiligen Aufgaben den dafür vorgesehenen Fachbereichen zuordnet. Die Benutzer werden anschließend über die dynamisch konfigurierbaren Weboberflächen an den Prozessen beteiligt und erhalten über den eigenen Postkorb im System entsprechende Benachrichtigungen und Informationen. Eine zentrale Aufgabenverwaltung vermittelt den Benutzern ihre konkreten Gruppen- und Einzelaufgaben und stellt diese innerhalb des Web Clients dar. Die Prozessbeteiligten werden über den Bearbeitungsstand genaustens informiert. Sämtliche Abläufe werden von ecoWorkflow dokumentiert und sind somit jederzeit transparent nachvollziehbar.
- Individuelle Gestaltung der Benutzermasken
Benutzermasken für einen Geschäftsprozess können individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So stehen den Anwendern die erforderlichen Funktionen blitzschnell zur Verfügung. Es erhöht die Benutzerakzeptanz und reduziert gleichzeitig die Einarbeitungszeit. Dank des Responsive Designs ist der Zugriff auf das Workflow-System ganz bequem und vor allem standortunabhängig über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet möglich.
Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unte: