Digitalisierung - Die Zukunft

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisieren bedeutet grundsätzlich, ein analoges, physisches Objekt in ein digitales Medium zu bringen. Digitalisierung beschreibt den Prozess

  • analoge Dokumente einzuscannen und digital weiter zubearbeiten
  • Objekte zu fotografieren und zu digitalen Prozessen oder Dokumentationen hinzuzufügen
  • Belege und Dokumente per E-Mail zu versenden, anstatt auf dem klassischen Postweg

Sie beschreibt aber auch die Abbildung klassischer Prozesse in digitale Prozesse. Wie kann man zum Beispiel Behördengänge statt klassisch im Amt, über digitale Dokumente und Prozesse im Internet erledigen?

Die Digitalisierung bringt Ihnen viele Vorteile. Als Vorreiter können Sie neue Markttrends setzten oder Ihre Kosten durch digitale Prozessoptimierung senken. Sie können neue Märkte erschließen und so das Wachstum steigern.

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Digitale Transformation

Im Gegensatz zur Digitalisierung ist die digitale Transformation zielorientiert. Anstatt analoge Dinge einfach digital abzubilden, werden neue Methoden gesucht um digitale Mehrwerte zu generieren. So werden Prozesse neu überdacht, es entwickeln sich aber auch komplett neue Prozesse, neue Technologien und Denkensweisen.

Die digitale Transformation stellt den Kunden in die Mitte des Geschehens und versucht die höchst mögliche Erfahrung für den Kunden zu generieren. Dabei können Technologien genutzt werden, die den alltäglichen Umgang erleichtern wie Apps, Internetseiten, Social Media, Chats und vieles mehr.

Die Effizienz von digitalen Technologien ist sehr wichtig. Alle Elemente, die ein Unternehmen betrachtet, erlangt eine zentrale strategische Bedeutung. So ist eine digitale Transformation erst wirklich erfolgreich, wenn diese fest in der Unternehmensstrategie verankert ist und diese sich dort auch umsetzen lässt.

Zu jeder erfolgreichen digitalen Transformation gehört jedoch auch die Transformation der Firmenkultur und das erfordert auch ein Umdenken der Führungskräfte.

Archivierung und Dokumentation

Viele Werkzeuge sind mittlerweile Standard in jedem Unternehmen, wie z.B. email, Fax, Chat. immer mehr kommt auch die Video-Konferenz und Video-Telefonie hinzu, sowie Instant Messaging und Unified Messaging. Dies sind alles digitale Werkzeuge, die eine breite Basis für die Kommunikation anbieten.

Viele Unternehmen sehen allerdings die Verwendung von digitale Arcivierungslösungen wie Dokumentenmanagement- und Mailarchivierungssysteme als Zeit- und Resourcenfresser. Leider vergessen auch viele Entscheider, dass Mailarchivierung und Dokumentenarchivierung nach der neuen GoBD, die am 01.01.2015 die veraltete GDPdU abgelöst hat, seit dem 01.01.2018 bindend ist.

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form.

Die steuerliche Relevanz und Konsequenz der GoBD unterschätzen viele Unternehmer. Aber leider nehmen die Finanzbehörden keine Rücksicht auf die Kurzsichtigkeit vieler Entscheider.
Die Nichteinhaltung der GoBD hat steuerliche, finanzielle und strafrechtliche Relevanz!

Aber auch die Pflicht zur Verfahrensdokumentation, d.h. die Erläuterung der internen Prozesse, beteiligte Personen und beteiligte Software- und Hardwareprodukte im Zusammenhang mit dem analogen und digitalen Dokumetenfluß (Workflow), unterschätzen die meisten Anwender und Entscheider.

Eine digitale Archivierung ist nur im Zusammenschluß mit der Verfahrensdokumentation nachprüfbar und verifizierbar. Welche Konsequenz ein Nichtvorhandensein einer Verfahrensdokumentation in Zukunft haben wird, können Sie gerne bis zur nächsten Steuerprüfung abwarten.

Die atobis GmbH & CO. KG rät Ihnen, warten Sie nicht ab, agieren Sie und investieren Sie  ...
in eine digitale Archivierung ihrer Dokumente und Belege.

Investieren Sie in die Beratung zur Verfahrensdokumentation ...
und erstellen Sie die Verfahrensdokumentation richtig, bevor es zu spät ist und der freundliche Finanzbeamte vor Ihrer Tür steht.

 

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