Viele Werkzeuge sind mittlerweile Standard in jedem Unternehmen, wie z.B. email, Fax, Chat. immer mehr kommt auch die Video-Konferenz und Video-Telefonie hinzu, sowie Instant Messaging und Unified Messaging. Dies sind alles digitale Werkzeuge, die eine breite Basis für die Kommunikation anbieten.
Viele Unternehmen sehen allerdings die Verwendung von digitale Arcivierungslösungen wie Dokumentenmanagement- und Mailarchivierungssysteme als Zeit- und Resourcenfresser. Leider vergessen auch viele Entscheider, dass Mailarchivierung und Dokumentenarchivierung nach der neuen GoBD, die am 01.01.2015 die veraltete GDPdU abgelöst hat, seit dem 01.01.2018 bindend ist.
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form.
Die steuerliche Relevanz und Konsequenz der GoBD unterschätzen viele Unternehmer. Aber leider nehmen die Finanzbehörden keine Rücksicht auf die Kurzsichtigkeit vieler Entscheider.
Die Nichteinhaltung der GoBD hat steuerliche, finanzielle und strafrechtliche Relevanz!
Aber auch die Pflicht zur Verfahrensdokumentation, d.h. die Erläuterung der internen Prozesse, beteiligte Personen und beteiligte Software- und Hardwareprodukte im Zusammenhang mit dem analogen und digitalen Dokumetenfluß (Workflow), unterschätzen die meisten Anwender und Entscheider.
Eine digitale Archivierung ist nur im Zusammenschluß mit der Verfahrensdokumentation nachprüfbar und verifizierbar. Welche Konsequenz ein Nichtvorhandensein einer Verfahrensdokumentation in Zukunft haben wird, können Sie gerne bis zur nächsten Steuerprüfung abwarten.
Die atobis GmbH & CO. KG rät Ihnen, warten Sie nicht ab, agieren Sie und investieren Sie ...
in eine digitale Archivierung ihrer Dokumente und Belege.
Investieren Sie in die Beratung zur Verfahrensdokumentation ...
und erstellen Sie die Verfahrensdokumentation richtig, bevor es zu spät ist und der freundliche Finanzbeamte vor Ihrer Tür steht.
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